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Un inventario inteligente: Cómo construir el éxito para tu negocio paso a paso

¿Cómo hacer un inventario eficiente y cómo implementarlo en la empresa? Descubre en nuestro blog cómo optimizará tu negocio.
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Quienes estamos en el área de logística nos hemos preguntado alguna vez ¿Cómo surgieron  los inventarios? Pues bien, los inventarios tienen su origen en las antiguas civilizaciones, reconocieron la importancia de sistemas organizados para transportar bienes y suministros, los egipcios por ejemplo, fueron reconocidos por técnicas avanzadas de gestión del trabajo, organizando los recursos para proyectos a gran escala. 

Así, un inventario es una herramienta que permite llevar el control de los bienes y recursos de una persona y también de las empresas. Su uso en el área de contabilidad y negocios, toma gran importancia, pues en una empresa se considera como un activo.

El concepto de inventario más común es el de “un documento que enlista la mercancía de un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos”, sin embargo, un inventario tiene más funciones.

Otra definición que podemos encontrar es que los inventarios son todos aquellos artículos o stocks usados en la producción (materia prima y productos en proceso), actividades de apoyo (suministro de mantenimiento y reparación) y servicio al cliente (productos terminados y repuestos). El inventario representa una de las inversiones más importantes de las empresas con relación al resto de sus activos, ya que son fundamentales para las ventas e indispensables para la optimización de las utilidades. 

En el contexto del comercio, el inventario se refiere a la mercancía disponible para la venta en un establecimiento o almacén. Este inventario puede clasificarse en varias categorías, como existencias en almacén, en tránsito o en exhibición. 

Por último cabe señalar que el control eficiente del inventario es esencial para garantizar un suministro adecuado de productos para satisfacer la demanda del mercado y evitar la pérdida de ventas debido a la falta de existencias.

¿Para qué sirve un inventario?

Ya hemos dado unos ejemplos de los usos del inventario, sin embargo, añadiremos que de acuerdo con Ehrhardt y Brigham (2007) el inventario persigue dos objetivos fundamentales: 1) garantizar con el inventario disponible, la operatividad de la empresa y 2) conservar niveles óptimos que permita minimizar los costos totales (de pedido y de mantenimiento).

Un inventario cumple diversas funciones esenciales en el ámbito empresarial y en otros contextos. Aquí te presentamos cinco razones clave para llevar a cabo y gestionar un inventario:

1 .- Gestión de Costos

El inventario es crucial para calcular el costo de los bienes vendidos en un período específico. Al mantener un registro detallado de las materias primas, productos en proceso y bienes terminados, las empresas pueden determinar con precisión cuánto han invertido en la producción y venta de productos. Esto es esencial para evaluar la rentabilidad y la eficiencia operativa.

2 .- Satisfacción del Cliente

Un inventario bien gestionado ayuda a garantizar que una empresa pueda satisfacer la demanda del cliente de manera oportuna. Mantener niveles adecuados de existencias evita la falta de productos y reduce los tiempos de espera para los clientes, lo que contribuye a la satisfacción del cliente y ayuda a mantener una reputación positiva en el mercado.

3 .- Planificación de Producción y Compras

Con base en los datos del inventario, las empresas pueden planificar sus procesos de producción y realizar compras de manera más eficiente. La información sobre la cantidad de existencias disponibles y la velocidad con la que se agotan permite ajustar los niveles de producción y realizar compras de materias primas de manera estratégica, evitando excedentes o escasez.

4 .- Optimización de Recursos Financieros

Un inventario eficientemente gestionado ayuda a optimizar los recursos financieros de una empresa. Mantener niveles adecuados de existencias reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de productos, lo que puede inmovilizar capital. Además, evita costos asociados con la obsolescencia de productos y pérdidas por productos vencidos.

5 .- Contabilidad y Reportes Financieros

El inventario es un componente clave en los estados financieros de una empresa. Afecta directamente al balance general y al estado de resultados. La correcta valoración del inventario influye en la determinación de los activos, el capital contable y los costos operativos, proporcionando una imagen precisa de la salud financiera de la empresa.

En resumen, un inventario bien gestionado contribuye significativamente a la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y la toma de decisiones estratégicas en una organización.

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¿Cuáles son las características de un inventario? 

Las características de un inventario pueden variar según el contexto, ya sea en el ámbito contable, comercial o de gestión de existencias. A continuación, se presentan algunas características generales que suelen aplicarse al concepto de inventario:

ClasificaciónLos elementos en un inventario suelen clasificarse en categorías específicas, como materias primas, productos en proceso, bienes terminados o mercancía disponible para la venta. Esta clasificación facilita la gestión y el seguimiento de los diferentes tipos de existencias.
ValoraciónCada elemento en el inventario tiene un valor asociado. La valoración del inventario es fundamental para determinar el costo de los bienes vendidos y para reflejar adecuadamente la inversión de la empresa en su producción o adquisición.
CantidadEl inventario incluye información sobre la cantidad de cada artículo o materia prima disponible en un momento dado. Esta información es esencial para planificar la producción, realizar compras y asegurar que haya suficientes existencias para satisfacer la demanda del mercado.
UbicaciónPara facilitar la gestión y el acceso eficiente, el inventario a menudo incluye datos sobre la ubicación física de los productos en almacenes o instalaciones. Esto es especialmente relevante en entornos comerciales y logísticos.
RotaciónLa rotación de inventario indica la frecuencia con la que los productos se venden o se utilizan en la producción. El seguimiento de la rotación es esencial para evitar la obsolescencia y garantizar que los productos no permanezcan en el inventario durante períodos prolongados.
Fecha de Caducidad o VencimientoEn el caso de productos perecederos o con fecha de caducidad, el inventario incluye información sobre las fechas de vencimiento. Esto es crucial para evitar pérdidas por productos caducados y garantizar la calidad de los productos vendidos.
Actualización PeriódicaEl inventario se actualiza regularmente para reflejar cambios en las existencias, ya sea debido a compras, ventas o pérdidas. La actualización periódica es esencial para mantener una representación precisa de la situación actual de los activos de una empresa.
Sistema de ControlLos inventarios suelen gestionarse mediante sistemas de control, ya sea manualmente o mediante software especializado. Un sistema de control eficiente ayuda a minimizar errores, optimizar la gestión de existencias y facilitar la toma de decisiones.

Estas características son comunes en diversos tipos de inventarios y proporcionan información esencial para la gestión eficiente de los recursos y la toma de decisiones empresariales.

¿Qué es un sistema de inventario?

Un sistema de inventario es un conjunto organizado de procedimientos, métodos y herramientas diseñadas para gestionar y controlar eficientemente el inventario de una empresa o entidad. El objetivo principal de un sistema de inventario es facilitar la supervisión y la administración de los bienes y productos que una organización posee, ya sea para la venta, la producción o cualquier otro propósito específico. Estos sistemas pueden variar en complejidad según las necesidades y el tamaño de la empresa.

Algunas características comunes de un sistema de inventario incluyen:

Registro de DatosEl sistema de inventario permite el registro detallado de información relevante sobre cada artículo en existencia, como la cantidad, el costo, la ubicación, la fecha de adquisición y otros datos relevantes.
Actualización AutomáticaLos sistemas modernos suelen tener la capacidad de actualizar automáticamente los niveles de inventario en tiempo real. Esto puede ocurrir mediante la integración con sistemas de punto de venta, sistemas de compras, o mediante la lectura automática de códigos de barras y otros métodos de seguimiento.
Clasificación y CategorizaciónLos sistemas de inventario permiten clasificar y categorizar los productos o materiales según diferentes criterios, como tipo, ubicación, demanda, entre otros. Esto facilita la organización y la toma de decisiones estratégicas.
Valoración del InventarioEstos sistemas ayudan a calcular el valor total del inventario utilizando métodos específicos de valoración, como el costo promedio, el costo FIFO (primero en entrar, primero en salir), o el costo LIFO (último en entrar, primero en salir).
Generación de InformesLos sistemas de inventario suelen ofrecer la capacidad de generar informes detallados sobre el estado del inventario, las tendencias de ventas, las rotaciones y otros indicadores clave. Estos informes son útiles para la toma de decisiones y la planificación estratégica.
Control de Acceso y SeguridadAlgunos sistemas de inventario incluyen funciones de control de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas tengan la capacidad de realizar cambios en el inventario. También pueden incorporar medidas de seguridad para proteger la integridad de los datos.
Integración con Otros SistemasLos sistemas de inventario a menudo se integran con otros sistemas empresariales, como sistemas de contabilidad, gestión de clientes (CRM), sistemas de pedidos y más, para garantizar la coherencia y la eficiencia en toda la organización.

La implementación de un sistema de inventario eficaz puede mejorar la eficiencia operativa, reducir los errores humanos, optimizar la gestión de existencias y contribuir a una toma de decisiones más informada en el ámbito empresarial.

También lee: ¿Desafíos en tu inventario?

¿Cuál es la relación entre el inventario y otras áreas de la empresa?

Finanzas y Contabilidad
  • El inventario es un componente importante en los estados financieros de una empresa, afectando tanto al balance general como al estado de resultados.
  • La valoración correcta del inventario es esencial para calcular el costo de los bienes vendidos (COGS) y, por lo tanto, determinar la utilidad bruta.
  • La gestión efectiva del inventario también influye en el capital de trabajo, ya que una inversión excesiva en inventario puede inmovilizar capital.
Producción y Operaciones
  • El equipo de producción depende de la información del inventario para planificar la fabricación y asegurarse de tener suficientes materias primas y productos en proceso.
  • La gestión del inventario también influye en la eficiencia operativa y en la capacidad de cumplir con los plazos de producción.
Ventas y Marketing
  • Los equipos de ventas y marketing utilizan la información del inventario para garantizar que haya suficiente disponibilidad de productos para satisfacer la demanda del mercado.
  • Las estrategias de marketing, como las promociones o descuentos, pueden afectar la demanda y, por lo tanto, la necesidad de ajustar los niveles de inventario.
Logística y Cadena de Suministro
  • La gestión de inventario afecta directamente a la cadena de suministro, ya que una planificación adecuada del inventario contribuye a una gestión eficiente de la cadena de suministro.
  • La coordinación con proveedores y la optimización de los tiempos de entrega son fundamentales para mantener niveles de inventario adecuados.
Recursos Humanos
  • Los equipos de recursos humanos deben coordinarse con los departamentos operativos para garantizar que haya personal suficiente para gestionar y controlar el inventario de manera efectiva.
  • Los cambios en la demanda y en las estrategias de inventario pueden requerir ajustes en la fuerza laboral.
Tecnología de la Información (TI)
  • Los sistemas de información y software especializado en gestión de inventario son responsabilidad del departamento de TI.
  • La integración de sistemas de inventario con otros sistemas empresariales, como contabilidad o ventas, es esencial para mantener la coherencia de la información.
Servicio al Cliente
  • La disponibilidad de productos en inventario tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente. Un inventario bien gestionado evita situaciones de escasez que podrían afectar negativamente la experiencia del cliente.

La relación entre el inventario y estas áreas demuestra cómo su gestión adecuada no solo afecta a las operaciones diarias, sino que también tiene un impacto significativo en la salud financiera y la competitividad general de la empresa. La colaboración y coordinación entre estas áreas son esenciales para lograr una gestión eficiente del inventario.

En ABC Logística integramos e implementamos buena parte de estas estrategias con nuestros clientes con el único propósito de ofrecer calidad en el servicio y agregar valor a tu negocio.  

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