Sofía se sirvió una copa de vino tinto y observó la pared de botellas apiladas en su sala de estar. No cabía una botella más. Hace dos años había comenzado a importar, con una inversión modesta, etiquetas de vinos y licores que los grandes distribuidores ignoraban. La idea surgió por su pasión por las bebidas artesanales y su conocimiento del mercado europeo. Empezó con unas pocas entregas, vendiendo directamente a restaurantes y pequeños minoristas, al cabo de un par de años su negocio creció más rápido de lo que imaginó. Lo que comenzó en la bodega de su casa, luego se extendió a su sala y ahora ya ocupaba el pasillo. Pasaba mucho tiempo organizando el inventario, lidiando con el transporte y buscando espacio.
¿Te suena familiar o has pasado por algo así? Sofia quiere que su negocio siga creciendo, tiene que dejar de ser una bodega y sabe que es el momento de delegar la logística y el almacenamiento a expertos.
Delegar el almacenamiento de tu inventario es una decisión estratégica que puede impulsar el crecimiento de tu negocio. Al externalizar esta función, liberas recursos, optimizas costos y mejoras la eficiencia operativa. Sin embargo, para hacerlo correctamente, necesitas una planificación cuidadosa. A continuación, te decimos los pasos y consideraciones clave.
1. Preparación y Búsqueda de Proveedores
Antes de contactar a cualquier proveedor logístico, debes tener una idea clara de tus necesidades. Esto no solo te ayudará a elegir mejor, sino que también demostrará seriedad en tu búsqueda.
- Define tus requisitos: Elabora un documento donde especifiques el tipo de mercancía (botellas de vidrio, líquidos, productos frágiles, etc.), el volumen (número de cajas, palets), el peso y las condiciones especiales de almacenamiento que se necesitan. En el caso de bebidas alcohólicas, es crucial considerar aspectos como el control de temperatura y las regulaciones aduaneras.
- Volumen y flujo de inventario: Analiza la rotación de tus productos. ¿Cuáles se mueven más rápido? ¿Hay picos estacionales en la demanda? Esta información te permitirá entender el espacio que necesitas y el tipo de servicios de preparación de pedidos (picking y packing) que requerirás.
- Investiga: Busca proveedores especializados en tu tipo de producto, si es posible. Un proveedor con experiencia en bebidas alcohólicas comprenderá mejor los desafíos de fragilidad, control de temperatura y cumplimiento normativo. Utiliza directorios de logística, referencias de la industria y ferias comerciales para encontrar candidatos.
2. Preguntas Clave al Proveedor Logístico
Una vez que tengas una lista de candidatos, es hora de programar reuniones. Estas preguntas te ayudarán a evaluar su capacidad y confiabilidad.
- Infraestructura y tecnología:
- ¿Cuál es la capacidad de sus instalaciones y dónde están ubicadas?
- ¿Qué tipo de equipos de manipulación de materiales utiliza?
- ¿Qué tipo de Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) tienen? ¿Es compatible con mi sistema de gestión de inventario?
- Experiencia y servicios:
- ¿Tienen experiencia en el almacenamiento y manejo de productos frágiles o con necesidades de control de temperatura?
- ¿Ofrecen servicios de valor agregado como etiquetado, reempaquetado o gestión de devoluciones?
- ¿Cómo manejan la seguridad y el control de acceso a sus instalaciones?
- Procesos y rendimiento:
- ¿Cuáles son sus procesos para la recepción de mercancía y el control de calidad?
- ¿Cuál es su «promesa de servicio» o nivel de servicio (SLA)? ¿Cuál es el tiempo de entrega promedio desde que se realiza un pedido hasta que se envía?
- ¿Cómo manejan las incidencias, como daños o pérdidas de inventario?
- Costo y flexibilidad:
- ¿Cómo estructuran sus tarifas (por palet, por metro cuadrado, por operación)?
- ¿Qué tan flexibles son sus contratos? ¿Ofrecen opciones a corto o largo plazo?
3. Criterios para la Toma de Decisión
La elección del proveedor no debe basarse solo en el precio. Aquí hay otros factores cruciales que debes considerar.
- Ubicación: Un almacén estratégicamente ubicado puede reducir los tiempos y costos de transporte a tus clientes.
- Reputación y referencias: Pide referencias de otros clientes, especialmente de aquellos en tu mismo sector. Una buena reputación es un indicador de confiabilidad.
- Cultura y comunicación: Elige un socio con el que te sientas cómodo. La comunicación constante y transparente es vital para una asociación exitosa.
- Tecnología: Un WMS robusto es fundamental. Te permitirá tener visibilidad en tiempo real de tu inventario, lo cual es esencial para tomar decisiones y mantener a tus clientes informados.
4. KPIs Clave para el Control y la Medición
Una vez que has delegado el almacenamiento, debes monitorear el desempeño del proveedor. Los KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) te ayudan a medir la eficiencia y el éxito de la colaboración.
- Precisión del inventario: Mide la diferencia entre la cantidad de inventario registrada en el WMS y la cantidad física. Una precisión superior al 99 % es un buen objetivo.
- Tiempo de ciclo de pedidos: Mide el tiempo que tarda un pedido en ser procesado desde que se recibe hasta que se envía. Un tiempo de ciclo reducido significa clientes más satisfechos.
- Tasa de pedidos perfectos: Mide el porcentaje de pedidos que se entregan a tiempo, en su totalidad, sin daños y con la documentación correcta.
- Costo de almacenamiento por unidad: Monitorea el costo total de la operación logística dividido por el número de unidades almacenadas o despachadas. Esto te ayudará a verificar si estás ahorrando costos.
5. Consejos Generales Adicionales
- Empieza pequeño: Si es posible, comienza delegando el almacenamiento de una parte de tu inventario o de una línea de productos menos crítica. Esto te permitirá evaluar el desempeño del proveedor antes de hacer una delegación completa.
- Contrato claro: Asegúrate de que el contrato sea detallado y especifique claramente el nivel de servicio, las tarifas, las responsabilidades de cada parte, las cláusulas de indemnización y los procedimientos para la resolución de disputas.
- Comunicación constante: Mantén una comunicación fluida y periódica con tu proveedor logístico. Las reuniones de revisión del desempeño son cruciales para asegurar que los objetivos se están cumpliendo.
- No veas al proveedor como un gasto, sino como un socio estratégico. Su éxito está directamente relacionado con el tuyo. Una buena relación a largo plazo es invaluable.
¿Cómo hacer la búsqueda de proveedores?
Puedes consultar en buscadores de internet, algunas palabras clave son 3PL, operador logístico, almacén en (inserta la zona donde distribuyes), almacén para mercancías, entre otras palabras. También busca recomendaciones con socios o amigos, una vez que tengas tus opciones, visita el almacén para tener mayor información del proveedor.
¿Qué factores son clave para contratar un 3PL?
Para hacer un comparativo entre tus proveedores debes tener en cuenta ubicación, servicios, infraestructura, tecnología, procesos, rendimiento, tarifas y flexibilidad.
¿Cómo tomo la decisión de un proveedor logístico?
Una vez que hayas ya hablado con tus opciones de proveedores, tal vez hayas visitado ya los almacenes compara costos, haz una simulación de lo que podrías facturar y así podrás darte cuenta quién te conviene más, sin embargo, debes evaluar también otros factores como atención al cliente, transparencia y el contrato.
