En el ámbito de la logística y la cadena de suministro, un KPI (Key Performance Indicator) o Indicador Clave de Rendimiento, es una métrica cuantificable que utilizamos para evaluar la eficacia y la eficiencia con la que estamos logrando nuestros objetivos operacionales y estratégicos. En términos más sencillos, es una medida que nos dice si estamos haciendo las cosas bien, qué tan bien las estamos haciendo, y si estamos en camino de alcanzar nuestras metas.
No todos los indicadores son KPI. La clave reside en la «K» de «Key» (Clave). Esto significa que un KPI no es solo cualquier dato que recolectamos; debe ser una métrica crítica que refleje directamente el desempeño de un proceso, un equipo o una estrategia que es fundamental para el éxito de la organización.
Características fundamentales de un buen KPI en Logística:
Para que un indicador sea considerado un verdadero KPI en logística, debe poseer ciertas características esenciales:
- Medible y Cuantificable: Debe poder expresarse en números o porcentajes, permitiendo una evaluación objetiva. Por ejemplo, «porcentaje de entregas a tiempo», «costo por kilómetro transportado», «tiempo de ciclo de pedido».
- Relevante y Estratégico: Debe estar directamente ligado a los objetivos estratégicos y operacionales de la empresa. Un KPI de logística debe impactar directamente en la rentabilidad, el servicio al cliente, la eficiencia operativa o la sostenibilidad.
- Accionable: La información que proporciona el KPI debe permitir tomar decisiones y emprender acciones correctivas o de mejora. Si un KPI muestra un bajo rendimiento, debe ser posible identificar la causa y actuar en consecuencia.
- Claro y Comprensible: Debe ser fácil de entender por todos los involucrados, desde la alta dirección hasta el personal operativo. La simplicidad facilita la comunicación y la toma de decisiones.
- Periódico y Consistente: Debe medirse y reportarse de forma regular (diaria, semanal, mensual, trimestral) para permitir el seguimiento de tendencias y la identificación temprana de desviaciones. La metodología de cálculo debe ser consistente para asegurar la comparabilidad de los datos.
- Realista y Alcanzable: Si bien debe ser ambicioso, el objetivo asociado al KPI debe ser razonablemente alcanzable para motivar al equipo en lugar de desmoralizarlo.
¿Para qué usar los KPIs en logística?
En un entorno tan dinámico y competitivo como la logística, los KPIs son absolutamente vitales por varias razones:
- Toma de Decisiones Informada: Permiten a los gerentes y directores tomar decisiones basadas en datos concretos, no en suposiciones. Esto reduce el riesgo y mejora la precisión de las estrategias.
- Identificación de Problemas y Oportunidades: Al monitorear los KPIs, podemos identificar rápidamente dónde hay cuellos de botella, ineficiencias o áreas de bajo rendimiento. De igual manera, nos ayudan a reconocer oportunidades para optimizar procesos o mejorar el servicio.
- Mejora Continua (Kaizen): Son la base para la implementación de ciclos de mejora continua. Al establecer metas y medir el progreso, las organizaciones pueden iterar y optimizar sus operaciones constantemente.
- Rendición de Cuentas y Transparencia: Los KPIs establecen expectativas claras y permiten a los equipos y departamentos ser responsables de su desempeño. Fomentan una cultura de transparencia y responsabilidad.
- Optimización de Costos: Al medir la eficiencia en áreas como el transporte, el almacenamiento o la gestión de inventarios, los KPIs revelan dónde se pueden reducir gastos sin comprometer el servicio.
- Mejora del Servicio al Cliente: KPIs como el «tiempo de entrega» o la «precisión del pedido» están directamente relacionados con la satisfacción del cliente, permitiendo a las empresas enfocarse en lo que realmente importa para sus clientes.
- Benchmarking: Permiten comparar el desempeño de la empresa con los estándares de la industria o con la competencia, identificando áreas donde se puede mejorar para ganar una ventaja competitiva.
KPIs más usados en almacén e inventario
Como expertos en logística, te explicamos los KPIs más útiles para que tengas el almacenamiento de tu mercancía bajo control, tomes decisiones informadas y evites pérdidas o retrasos.
| KPI | ¿Para qué sirve? | ¿Por qué es clave? | Fórmula | Meta |
|---|---|---|---|---|
| Precisión del inventario (Inventory Accuracy) | Te muestra si el inventario físico coincide con el inventario registrado en tu sistema. | Porque los errores aquí generan ventas perdidas, devoluciones y clientes insatisfechos. | (Inventario correcto/Inventario total)×100 | > 97% |
| Rotación de inventario (Inventory Turnover) | Mide cuántas veces se vende y se repone tu inventario en un periodo. | Un inventario que no se mueve ocupa espacio y genera costos. | (Costo de mercancía vendida/Inventario promedio) | Depende del producto, pero en general, más alto = mejor uso del capital. |
| Exactitud en la preparación de pedidos (Order Picking Accuracy) | Evalúa cuántos pedidos se arman correctamente sin errores.códigos de barras, etc.). | Los errores generan devoluciones, insatisfacción y más trabajo. | — | > 99% |
| Utilización del espacio de almacén | Mide qué tan eficientemente estás usando el espacio disponible. | Ayuda a identificar si necesitas reorganizar, ampliar o reducir. | (Espacio ocupado/Espacio total utilizable)×100 | 80%-90% es lo ideal (sin saturar operaciones). |
| Costo por unidad almacenada | Saber cuánto te cuesta mantener una unidad en el almacén. | Puedes detectar si estás gastando de más y optimizar. | (Costo total de almacenamiento/Total de unidades almacenadas) | — |
KPIs más comunes en distribución
| KPI | ¿Para qué sirve? | ¿Por qué es clave? | Fórmula | Meta |
|---|---|---|---|---|
| Nivel de cumplimiento de entregas a tiempo (On-Time Delivery Rate) | Mide cuántos pedidos se entregan en el tiempo prometido. | Impacta directamente en la satisfacción del cliente. | (Entregas a tiempo/Total de entregas)×100 | > 95% |
| Índice de entregas fallidas | Identifica cuántos paquetes no se entregaron por dirección incorrecta, cliente ausente, etc. | Acción: Reduce con validación previa de datos y confirmaciones. | — | < 3% |
| Costo por entrega | Saber cuánto te cuesta entregar cada pedido (combustible, mano de obra, empaques, etc.). | (Costo total de distribución /Número de entregas) | — | Depende del tipo de producto, pero siempre debes buscar reducirlo sin afectar calidad. |
Si hablamos de unidades dedicadas estos serían los KPIs más importantes:
| KPI | ¿Para qué sirve? | ¿Por qué es clave? | Fórmula | Meta |
|---|---|---|---|---|
| Kilómetros recorridos por entrega | Mide la eficiencia logística y el impacto de tu planeación de rutas. | — | (Total de km recorridos/Número de entregas) | Lo más bajo posible sin sacrificar tiempos de entrega. |
| Coste por kilómetro | Controlas gastos de operación por ruta. | Incluye: Combustible, mantenimiento, operador, peajes. | (Costo total del viaje/Kilómetros recorridos) | — |
| Índice de incidencias en ruta (daños, robos, devoluciones) | Controlas riesgos y mides la seguridad de la operación. | Acción: Mejorar embalaje, rutas seguras, capacitaciones al operador. | — | < 1% |
En ABC Logística aplicamos varios de estos KPIs en el almacenamiento, control de inventarios y distribución de mercancía de nuestros clientes, con el único propósito de ofrecer calidad en el servicio y agregar valor a su negocio.
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