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¿Por qué debería hacer control de mi inventario?

Ventajas y beneficios de tener una buena gestión y control de inventario. En nuestro blog te platicamos como llevar un registro preciso y administrarlo para tener un impacto positivo en la rentabilidad de tu negocio.
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El control de inventario es una parte importante de un negocio exitoso, de hecho, las métricas de inventario de acuerdo con Zip Inventory, solo son precisas un 63% de las veces para las empresas. Es esencial mantener un registro preciso del inventario y administrarlo para tener rentabilidad en un negocio que depende de la rotación de mercancía o bienes físicos.

En este artículo, discutiremos los objetivos clave que deben lograrse para garantizar un control de inventario adecuado. 

Veremos que tener objetivos claros permite una mejor gestión y seguimiento del inventario, y cómo estos objetivos son necesarios para que las empresas alcancen su máximo potencial. Pero antes, una breve definición: 

Según Mindiolaza & Campoverde (2012) el control de inventarios dentro de una empresa constituye la forma de determinar de manera precisa y correcta la existencia de mercancía disponible dentro del almacén para satisfacer las necesidades de los clientes y consumidores de productos, bienes y servicios de calidad en las mejores condiciones posibles.(p.3)

Por su parte, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) lo definen como el :

“Abastecimiento y almacenamiento en óptimas condiciones de los bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros bienes que van a ser vendidos.”

Ahora bien, ¿cuáles son las metas u objetivos que una empresa persigue al implementar determinado sistema de control o gestión de inventario?, veamos algunos. 

Objetivos del control de inventarios

Reducción de costo

El control de inventario es una parte crucial de las operaciones de cualquier negocio, ya que ayuda a garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten. 

Si bien el objetivo principal del control de inventario es asegurarse de que los clientes tengan acceso a los productos cuando los necesiten, otro enfoque clave debe ser la reducción de costos. 

Reducir los costos asociados con el inventario puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones y mejorar sus resultados.

Para reducir los costos relacionados con el inventario, las empresas primero deben analizar la cantidad de existencias que tienen disponible. 

Si se almacenan demasiadas existencias, las empresas deben considerar formas en las que puedan reducir este exceso de inventario sin afectar los niveles de servicio al cliente. 

Esto podría incluir la racionalización de los procesos de producción o el ajuste de las previsiones de demanda para que solo los artículos necesarios permanezcan en stock.

Precisión y eficiencia

El control de inventario asegura que se mantenga la cantidad adecuada de stock en todo momento, lo que a su vez permite dar un SLA (Service Level Agreement) adecuado a los clientes y realizar una planeación de compras eficiente. 

Sin un control de inventario efectivo, las empresas pueden encontrarse con demasiado o muy poco stock disponible, lo que puede conducir a pérdidas significativas en las ganancias. Por lo tanto, es fundamental que las empresas comprendan y prioricen los objetivos del control de inventario para garantizar su éxito continuo.

Esto implica asegurarse de que haya suficientes productos disponibles cuando se necesiten y, al mismo tiempo, evitar el almacenamiento excesivo, que puede inmovilizar innecesariamente recursos como tiempo y dinero. 

Para lograr este objetivo, las empresas deben tener una comprensión clara de su nivel óptimo de inventario y desarrollar estrategias para monitorearlo de manera efectiva.

Seguridad

La seguridad es una consideración importante para las empresas cuando se trata de control de inventario. Es esencial asegurarse de que todo el inventario esté debidamente protegido y rastreado para evitar robos u otros problemas. 

Con una planificación cuidadosa y los sistemas de seguridad adecuados, las empresas pueden mantener su inventario seguro y al mismo tiempo optimizar sus procesos.

Los objetivos de un sistema de control de inventario bien pensado deben incluir el mantenimiento de un entorno seguro para todos los artículos que ingresan al negocio. Esto significa establecer protocolos de seguridad tanto dentro del almacén como durante el transporte. 

Cámaras de seguridad, candados, alarmas y resguardos son algunas de las medidas que pueden tomar las empresas para monitorear su stock en todo momento. 

Automatización

Según un estudio global de Bizagi, El 60% de las empresas prefieren automatizarse en América Latina y en México el 21% ya están en ese proceso.

¿Qué pasa con el resto?, siguen usando tecnología anticuada y manejando sus finanzas en Excel. De acuerdo con Zafiro Software, más de la mitad de las empresas de industrias emergentes no actualizan su sistema de inventarios, lo que les resta capacidad, eficiencia y la oportunidad de ir creciendo en su tamaño.

Y esto es así porque la automatización ha cambiado la forma en que las empresas administran su inventario de una manera radical. 

La tecnología ha hecho posible rastrear el inventario en tiempo real, automatizar el procesamiento de pedidos y administrar de manera eficiente los niveles de existencias. 

Con los sistemas automatizados, los dueños de negocios pueden concentrarse en objetivos a largo plazo en lugar de tareas a corto plazo, como la entrada manual de datos o el archivo en papel. 

Los sistemas automatizados de control de inventarios brindan información precisa sobre los niveles actuales de existencias y permiten a las empresas ajustar sus pedidos en consecuencia, sin exceder o sub abastecer ningún artículo. 

Además, los sistemas automatizados facilitan que las empresas controlen las tendencias en los patrones de ventas y compras para que puedan pronosticar la demanda con mayor precisión. Esto les ayuda a desarrollar estrategias para pedidos futuros que conducen a ahorros de costos debido a la reducción de desperdicio de tiempo y recursos.

Beneficios de tener una adecuada gestión de inventario

Aunque ya se han mencionado los beneficios a lo largo del artículo, en este apartado vamos a resumir los beneficios de tener una buena gestión de inventario:

  • Ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de sus existencias. 
  • Permite comprender la demanda de los clientes. 
  • Ayuda a identificar cualquier problema potencial con la disponibilidad del producto. 
  • Permite ahorrar dinero al reducir el desperdicio. 
  • Garantiza que los productos correctos estén en el lugar correcto en el momento correcto.
  • Ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones sobre la compra de más productos y la gestión de las existencias que ya tienen. 
  • Reduce la pérdida debido a robos u otros eventos inesperados.
  • Ayuda a mejorar los niveles de servicio al cliente y aumentar las ganancias.

Tecnología para mejorar el control de inventario

Existen numerosas soluciones tecnológicas que pueden ayudarlo a mantener registros precisos de lo que entra y sale de su almacén, así como a controlar los niveles de existencias. Esto no solo mejorará la eficiencia en las operaciones, sino que también puede ahorrar dinero al evitar costosos excesos o escasez de existencias.

Etiquetas RFID

La tecnología más común utilizada para el control de inventario incluye sistemas de escaneo de códigos de barras y etiquetas RFID. Los códigos de barras permiten a las empresas registrar rápidamente la información de los artículos, como números de productos, precios y cantidades, con un simple escaneo. 

Javier Ramírez resume su concepto así: “EL RFID o Radio Frequency Identification, (en español: Identificación por radiofrecuencia) es un método de almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas o tags RFID. Una etiqueta RFID es un dispositivo pequeño del tamaño de la cabeza de un alfiler y puede colocarse en cualquier producto, desde latas de sopa a zapatos deportivos, animales o personas.”

Las etiquetas RFID brindan capacidades de seguimiento aún más detalladas, incluidos datos de ubicación de productos en tiempo real, lo que las hace ideales para almacenes más grandes que necesitan procesos de control de inventario más complejos.

Identificadores SKU

La sigla SKU representa “Single Key Unit” proviene de la conceptualización del Warehouse Management o manejo de bodegas o inventarios. 

Es una parte clave del control de inventario pues permite el seguimiento de las unidades de mantenimiento de existencias, ya que los SKU son identificadores únicos de productos utilizados por las empresas para identificar y rastrear artículos individuales dentro de su sistema de inventario. 

Demián Siburu los define así: “Es cada uno de los elementos de opciones que existen en el mercado para una marca, siendo individualizables y diferenciables del resto del portfolio”.

Permiten un fácil reconocimiento y trazabilidad, lo que ayuda a las empresas a mantener registros precisos y evitar errores costosos en sus procesos de gestión de inventario. Con un seguimiento de SKU adecuado, los minoristas pueden tener una visión clara de qué productos están disponibles y dónde se encuentran en su red de cadena de suministro.

Métodos de gestión de inventario

Método ABC

Uno de los métodos de gestión de inventario más populares que se utilizan en la actualidad se conoce como método ABC o Conteo cíclico.

El método ABC agrupa los elementos en tres categorías: A (elementos de valor más alto o de movimiento más rápido), B (elementos de valor moderado o de movimiento moderado) y C (elementos de valor más bajo o de movimiento más lento). 

Este sistema permite a las empresas priorizar el recuento de su inventario en función de estas categorías para que puedan centrar sus esfuerzos en productos específicos primero. Los conteos cíclicos implican realizar conteos físicos frecuentes del inventario de un artículo para identificar discrepancias entre el conteo real y la cantidad registrada en el sistema, lo que permite ajustes rápidos si es necesario.

El control de inventario es un componente vital de la gestión empresarial exitosa. Para las empresas que manejan grandes volúmenes de inventario, implementar una estrategia efectiva de inventario y conteo de ciclos es esencial para mantener registros precisos y evitar pérdidas costosas.

Al desglosar el inventario total en segmentos más pequeños, el conteo cíclico permite al personal verificar la cantidad y el estado de los artículos con más frecuencia que cuando se hacen inventarios físicos completos. 

Esto ayuda a identificar rápidamente las discrepancias entre los números de existencias reales y registrados, lo que permite a las empresas ejecutar los ajustes necesarios en tiempo real en lugar de esperar hasta que finalice un recuento físico completo. Los conteos cíclicos también permiten que las empresas administren de manera proactiva sus niveles de existencias para que puedan satisfacer mejor la demanda de los clientes sin excederse o faltar en sus estantes.

Método FiFo

Otro método popular de control de inventario que usan muchas empresas es el método First-in, First-out (FiFo).

El método FiFo garantiza que el inventario salga del almacén o tienda en el mismo orden en que se recibió. Esto significa que los bienes comprados primero se venden primero. Al hacer esto, las empresas pueden evitar la venta de productos obsoletos, así como monitorear sus niveles de existencias de manera más efectiva al identificar qué artículos deben reordenarse primero. 

El uso de este sistema también ayuda a efectuar un seguimiento de los costos, ya que los artículos más antiguos se venderán a un precio más bajo que los nuevos, lo que aumenta los márgenes de beneficio y minimiza el desperdicio.

Método FeFo

También es muy utilizado el método FeFo (First Expired, First Out).

El método FeFo da prioridad a garantizar que los productos caducados se retiren de los estantes de las tiendas y se reemplacen con productos nuevos lo antes posible. Esto ayuda a reducir el deterioro y el desperdicio, al tiempo que garantiza que los clientes siempre tengan acceso a productos frescos. 

También ayuda a las empresas a administrar su flujo de efectivo de manera más efectiva al reducir el dinero inmovilizado en mercancías vencidas o existencias sin vender. Las empresas deben tener en cuenta todos los aspectos del control de inventario al decidir qué métodos usar para sus operaciones.

Mejores prácticas para mantener los niveles de inventario

Aquí hay algunos consejos sobre cómo mantener mejor sus niveles de inventario.

  • Haga un recuento regular de todos los artículos en stock y compárelos con los registros disponibles. Esto proporcionará una cuenta precisa de lo que se ha vendido y lo que debe reponerse. 
  • Además, cree un sistema de puntos de reorden basado en la demanda del cliente para que cuando las existencias alcancen un cierto nivel se active una orden de artículos nuevos. 
  • Supervise las tendencias en los patrones de compra para saber cuándo aumentar o disminuir la cantidad de existencias que se mantienen en el inventario.
  • Use programas de software diseñados específicamente para administrar los niveles de inventario y realizar un seguimiento de las transacciones en tiempo real.

Conclusión

El control de inventario es una parte esencial de cualquier negocio exitoso. Al comprender los principios básicos del control de inventario, las empresas pueden obtener una ventaja competitiva y aumentar sus ganancias. 

Como bien explica Orlando Espinoza, el control de inventarios es: “Una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento.”

Con las herramientas y estrategias adecuadas, las empresas pueden reducir los desabastecimientos, minimizar los costos, mejorar la satisfacción del cliente y maximizar la eficiencia. Aprovechar la tecnología, como los lectores de códigos de barras y los sistemas basados en la nube, puede ayudar a las empresas a optimizar sus procesos y aumentar la precisión.

Referencias
  • Arroba Salto, J. E., Angulo Rosales, Y. A., & Naula Valla, S. M. (2018). Control de inventarios y su incidencia en los estados financieros. Observatorio de la Economía Latinoamericana, (noviembre).
  • Demián Javier Siburu. S.f. Análisis y Mejora del Portfolio de SKUs de una Marca. Disponible en: https://ucema.edu.ar/posgrado-download/tesinas2001/Siburu-MADE.pdf
  • Maldonado, N. M. R., García, F. C., & Barajas, A. G. (2020). Normas Internacionales de Información Financiera como instrumentos de gestión empresarial y control gerencial: más allá de una función en contabilidad. Universidad & Empresa22(39), 1-25.
  • Orlando Espinoza, (2011), La administración eficiente de los inventarios, Madrid.
  • Ramírez, R. (2006). Aplicaciones del RFID como herramienta para el proceso de Marketing. Santiago: Universidad de chile.

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